#41 Was passiert mit deinem Betrieb wenn du ausfällst?

00:00:00: Was passiert, wenn du heute ausfällst in deinem Handwerksbetrieb?

00:00:04: Das ist das Thema des heutigen Podcasts und es sind sehr, sehr wichtiges Thema.

00:00:07: Ein sehr, wie soll ich sagen sensibles Thema!

00:00:10: Und ich bin der letzte Mensch der Fan ist davon mit irgendwie Angst Werbung zu machen oder Ähnliches.

00:00:14: aber die Geschehnisse gerade bei einem Kunden was sich häufiger lebe haben mich motiviert das mit euch ein bisschen zu besprechen.

00:00:20: Und zwar was passiert an deinem Betrieb Wenn Du Ausfällts?

00:00:24: Stell dir vor wir machen das Szenario auf Das ganz normale Dienstag, du fährst ins Büro zum Kunden auf die Baustelle und plötzlich zwickt es in der Brust.

00:00:32: Und plötzlich tut ein Rücken weh... ...und plötzlich kriegst Du weniger Luft!

00:00:37: Dann drehst Du nicht.

00:00:39: wie soll ich sagen?

00:00:39: Fährst Du dich weiter zum Kunden oder fährste Dich weiter zum Betrieb sondern du fahrst ins Krankenhaus weil Du einen Herz entfragt hast.

00:00:46: Ich hasse das dass ich das so sagen muss aber ich habe es bei meinen Kunden schon ein paar Mal erlebt.

00:00:50: Wenn Du sagst Sensibilisierung über Angst, ich hasse es, ich ertrage es nicht.

00:00:54: Ich will das nicht, ich möchte die Gedanken nicht haben ... dann überspringe bitte die Folge und schalte nächste Woche gerne wieder ein, ... ... würde ich mich trotzdem freuen.

00:01:01: Das was ich gerade beschrieben habe ist meinem Kunden... Ich hab sogar zweimal bisher erlebt letztes Jahr im Dezember passiert.

00:01:09: Er war leider nur um thirty- acht Jahre alt.

00:01:12: Der Kunde, wie soll ich sagen?

00:01:14: Ihm gibt es auch nicht mehr an der Stelle.

00:01:17: Das habe ich jetzt in meiner Historie als Berater ... Und als Coach für Handwerksbetriebe zweimal leider erlebt.

00:01:23: Einmal hat er es nicht geschafft, und einmal hat er's geschafft.

00:01:26: Aber da reden wir gleich darüber wie er es geschafft hat und dass der Betrieb auch überlebt hat.

00:01:30: Das Problem ist... Wir werden das Szenario jetzt nicht in der Podcastfolge weiter besprechen weil ich düstere Gedanken und mit Angst einfach nicht so gerne hausieren oder arbeiten will.

00:01:37: deswegen nehmen wir andere Beispiele.

00:01:39: Das Beispiel ab sofort wird heißen du hast dich beim Saufen auf die Fresse gelegt und dir das Schlüsselbein gebrochen oder den Fuß oder sonst was.

00:01:47: Oder du warst im Papua Neuginea beim Kitesurfen und dann lagst du da am Krankenhaus.

00:01:52: Es sind gut endlich viele Beispiele, die ich niemanden auf der ganzen Welt wünsche und jedem die Daumen drücke, dass er glücklich gesund dadurch kommt durch die ganze Nummer.

00:01:59: Aber das Unternehmertum hat den Nachteil, dass es sowas nicht verzeiht und auch keine Rücksicht drauf nimmt auf persönliche Schicksale.

00:02:07: Jetzt ist so!

00:02:07: Jetzt kommt die Frage an dich was machst du?

00:02:10: Wenn Du eine Weile ausfällst in Deinem Betrieb?

00:02:13: Kannst Du die Frage beantworten wie geht's weiter?

00:02:16: In den allermeisten Firmen ist es prinzipiell so oder im Handwerk eine Woche geht meistens.

00:02:20: Es kommt ein bisschen auf die Branche an, wenn man sehr viele Serviceaufträge hat kann das sein.

00:02:24: es geht teilweise noch länger, wenn der Servicemitarbeiter sich selber disponiert oder übers Büro.

00:02:29: reguläre Aufträge gehen teilweise in der Schreinerei eine Woche und im Zimmerreich Holz baut teilweise auch zwei Wochen aber im Regelfall nicht viel länger weil die Arbeitsvorbereitung und der Verkauf stockt.

00:02:40: Bei den meisten Firmen ist es tatsächlich so, wenn der Chef jetzt am Montag nicht kommt dann wird's im Regelfall erst mal noch weitergehen.

00:02:45: Die Mitarbeiter wissen erstmal was muss ich machen?

00:02:47: Was ist auf der Baustelle?

00:02:49: Wo finde ich die Arbeitsaufträge?

00:02:51: Lieferanten warten teilweise auch noch mit irgendwelchen Bestätigungen melden sich oder denken mit versuchen das für dich zu lösen wenn du langjährige hast.

00:02:58: Das Problem wird dann eher so nach zwei drei Wochen passieren weil die Oferten meistens nicht mehr kalkuliert oder gerechnet werden.

00:03:04: also die oferten gehen nicht mehr raus.

00:03:06: Große Aufträge werden wahrscheinlich auch nicht mehr vorbereitet, weil bei ganz vielen Firmen ist die Arbeitsvorbereitung über große Aufträge eben immer noch Chefsache.

00:03:14: Und es schaukelt sich natürlich auf, weil nach zweiter Woche fangen die ersten Kunden an zu zweifeln wenn man sich nicht richtig meldet.

00:03:19: Die Sachen werden nicht mehr beantwortet, Baustellenentscheidungen, Nachkalkulation

00:03:23: etc.,

00:03:24: die ganzen Entscheidungen bleiben einfach offen.

00:03:26: Der Vorarbeiter macht wahrscheinlich noch das Beste, die Mitarbeiter machen auch das beste den Laden zusammenzuhalten.

00:03:31: Das Problem ist, der Vorarbeiter hat allermeistens keine Berechtigungen für Unterschrifte oder Verträge oder Rechnungen freizugeben.

00:03:37: Das heißt bei vielen Betrieben stockt dann auch das Rechnungssystem.

00:03:41: Bei manchen ist die Frau noch involviert oder eine Assistenz?

00:03:43: Top!

00:03:44: Dann geht es ein Stück weit weiter.

00:03:45: aber auch das hat irgendwann Ende weil bei den meisten Firmen muss die Rechnung eben vom Chef geprüft werden, weil die Rehnung basiert auf den Rapporten und die Rapporte haben meistens Logikfehler drin oder müssen händisch geprüfte werden.

00:03:59: Diese Situation erlebe ich leider, weil wir einfach mit sehr vielen Kunden arbeiten immer wieder mal.

00:04:03: Das ist so passiert!

00:04:05: Ich möchte heute ein paar Maßnahmen mit dir definieren die auch gar nicht so viel mit meinem Coaching zu tun haben.

00:04:10: Weil eine Firmenstruktur also das was wir meistens machen braucht natürlich ein paar Monate bis Jahre.

00:04:15: Wenn wir aber sagen wollen wir wollen jetzt einen Notfahrtplan definieren dann haben wir keine Jahre und das möchte ich auch mit dir besprechen dass du einfach drei vier fünf Sachen hast die du sofort umsetzen kannst einfach nur im Falle des Falles.

00:04:24: Ja es geht natürlich um deine Person, um deinen Privatleben.

00:04:28: Das Situation ist aber, wenn du einen eigenen Betrieb hast oder Unternehmer bist dann hast du viel mehr Schicksale die an dir hängen als nur deins und zwar eben das deine Familie.

00:04:36: Klar mit Versicherung, Krankentaggeld geht es da irgendwie auch weiter vielleicht Rücklagen, Immobilien.

00:04:40: noch nebenher geht's noch weiter Aber die Mitarbeiter kriegen immer keine Löhne mehr Die Kunden werden nicht mehr bearbeitet Und früher später ist es fast eine Zwangsläufigkeit Dass wir die Firma zumachen müssen oder dass die Firma einfach wie soll ich sagen aufgelöst wird und das einfach unnötigerweise.

00:04:56: Jetzt, wie können wir es machen?

00:04:58: beziehungsweise?

00:04:59: Wie gehen wir dahin.

00:05:00: Ich bin absolut kein Pessimist.

00:05:02: ich bin auch der Mensch der irgendwie nicht krank wird und immer arbeiten geht.

00:05:04: Und das höre ich zu meinen Kunden noch immer.

00:05:05: öfters würde ich sagen so hey was machst du wenn Du ausfällst?

00:05:08: da heißt sich fallnicht aus.

00:05:09: ein geiler typ haben wir im monosystem freu mich drüber aber ist trotzdem nicht der auf den notfallplan weil jeder der schon länger auf diese erde kräucht und fleucht der daraus gefunden.

00:05:19: Durch situationen in dem privat leben kann sich die priorität schlagartig verändern und des komplett und dann sollte das eben weiter dastehen.

00:05:27: Mir geht es sich darum, dass ich Päsimist bin oder vom Stech dessen ausgehe.

00:05:30: Ich möchte aber einfach, dass wir auch für schlimme Fälle oder für Unglücke oder Sachen, für die wir nichts können, einfach gewappnet sind.

00:05:37: Jeder Betrieb oder jedes Auto hat irgendeine Versicherung, die im Unfall irgendwie auch zahlt Dass es nicht existenziell wird.

00:05:43: Und jetzt müssen wir schauen, dass Wir eben für dich eine Versicherung haben Oder ein Notfallplan.

00:05:47: und nochmal wichtig!

00:05:47: Ich will keine schwarze Malerei machen.

00:05:49: Ich hasse Marketing über Angst und Furcht.

00:05:50: Das mache manche meiner Wettbewerber und ich finde das ganz grausam.

00:05:53: Aber es ist ein Thema, was mich immer wieder beschäftigt.

00:05:55: Weil wenn Kunden in solche Situationen kommen, was ich natürlich immer wieder lebe, dann belastet mich das ein Stück weit selber.

00:06:02: Weil's mir Leid tut!

00:06:03: Was unnötig war.

00:06:04: Weil dann eben auch teilweise des Lebenswerk der Firma einfach verpufft aufgrund einmal... Was weiß ich?

00:06:10: Zu viel Einmarsaufen auf Malle.

00:06:12: Blöd gesagt.

00:06:13: Einmal Schieunfall oder ähnliches und dann geht alles zu Asche und das ist komplett unnözig.

00:06:19: Jetzt ist es so.

00:06:20: Diesen Notverplan also brinn sich bei Ben Betrieb weitergeht auch ohne den Chef mal sechs, acht Wochen.

00:06:25: Dann ist der Betrieb grundsätzlich besser als wenn der Chef da ist.

00:06:27: das muss man sagen.

00:06:28: also wenn man sagt ich mache die Firmenstruktur.

00:06:30: Ich tue für Notfall ein paar Situationen aufbauen, Notfallplan schmieden oder was auch immer dann macht es immer Sinn weil im Regelfall bedeutet es mehr Struktur und mehr Strukturen heißt immer besser funktionierender Betrieb auch unabhängig ob du jetzt da bist oder nicht.

00:06:48: Jetzt müssen wir bisschen schauen.

00:06:49: was wären prinzipiell ein paar Sachen die du regeln kannst?

00:06:51: Oder wie müssen wir umgehen?

00:06:52: Der Beste ist natürlich immer, wenn du sagst, du hast schon langfristig ganz Strukturen gearbeitet.

00:06:56: Das heißt dein Projektleiter, deinen Vorarbeiter, dein Vater, dein Bruder deine Ehefrau oder sonst jemand kann in die Firma gehen.

00:07:02: Kann den PC öffnen, kann sich die Prozesse und die Strukture also wie das bei dir funktioniert selber beibringen und selber weitermachen.

00:07:08: Das wäre der beste Fall.

00:07:11: Bei mir ist es zum größten Teil so aber auch nicht hundert Prozent.

00:07:15: Es wär gelogen.

00:07:15: ich denke, achtzig, fünfundachtzig Prozent ist komplett nachvollziehbar.

00:07:18: Aber manche Sachen laufen immer noch über mich.

00:07:20: Aber die Firma betrieb, der würde auf jeden Fall im Monat weitergehen.

00:07:24: Und das ist bei dir auch so... Das Beste was du machen kannst, dass du die Arbeit, die du machst strukturierst, d.h.

00:07:28: einfach ein Video machst, Aufnimmst Anleitung schreibst, was auch immer,... ...das Außenstehende oder andere Personen, die dann Sachen wollen, hey ich springe da in die Breche!

00:07:35: Ich tu mein Bestes, dass es weitergeht.

00:07:36: Dass sie wissen wie funktioniert es?

00:07:38: Wie rechnest du fährten?

00:07:40: Welche Sache ist offen

00:07:40: etc.?

00:07:42: Also.... Das Erste was wir machen können, jetzt unabhängig der kompletten Firmenstruktur.

00:07:47: Schritt eins ist Wir brauchen einen Stellvertreter.

00:07:50: mini Notfallplanen, wenn man sagt.

00:07:51: Definieren den Stellvertreter.

00:07:52: Das heißt wir nehmen einen Mitarbeiter dem du traust der das meist schon kann.

00:07:56: Es kann auch jemand von der Familie sein es können aus dem Betrieb sein es könnten zwei Leute sein wie auch immer und das tust du alles definieren schriftlich machen wo's eben darum geht wer da welche Entscheidungen treffen welche Beträge dafür frei geben wer spricht mit dem Kunden?

00:08:10: er braucht keine juristische Prokure also keine Vollmacht aber er braucht gewisse Freigaben.

00:08:16: Das braucht es auf jeden Fall.

00:08:17: Wenn das eben in Stellvertretung ist, aber das ist erster.

00:08:19: Wer vertritt dich?

00:08:20: Wenn du morgens nicht mehr in die Firma gehst oder nicht mehr kannst oder der Rückflug nicht passiert ist oder ähnliches.

00:08:26: Wer hockt sich auf dein Stuhl und wer macht das Ding weiter?

00:08:28: Das muss man als erstes definieren.

00:08:30: Danach prinzipiell hat auch nicht hart mit Unternehmensstruktur was zu tun, aber danach definiere ich einen Notfallordner.

00:08:35: Es klingt komisch!

00:08:36: Aber machen Notfallortner.

00:08:37: Ein Notfallordnung ist eine Mischung aus deinem normalen Ordner und dem Notfall-Ordner.

00:08:40: Das heißt also Sachen, die nur im Ernstfall gebraucht werden.

00:08:43: Das ist das Prinzipiel, das sind Ordner oder ein Dokument.

00:08:46: Wo eben zum Beispiel drin steht wer ist der Stellvertreter?

00:08:48: Wer übernimmt den Notfall?

00:08:49: Wo sind die Kontaktkarten?

00:08:50: Dass es einen Notfallordner gibt

00:08:51: etc.,

00:08:52: muss auch sein.

00:08:53: Dann ist da eine Erklärung drin wo sind die laufenden Aufträge?

00:08:56: Wie kann ich mir die Statusübersicht der laufende Aufträge reinziehen?

00:09:00: Wo sehe ich was die nächsten Schritte sind?

00:09:01: Wo seh' ich was nächste Woche passieren muss?

00:09:03: Das sind schon mal sehr wichtig.

00:09:05: Danach ein entscheidender Teil Passwortmanagement.

00:09:08: Ihr solltet einen Passwortkeeper einrichten also irgendein Organisationstool für Passwörter dass sie eben auf Herdensoft der Buchhaltung, E-Mail Systeme

00:09:16: etc.,

00:09:17: das alles komplett klar ist.

00:09:18: Dass jemand anderes darauf Zugriff hat ohne einen Passwortkeep oder Managementsystem ist es nicht möglich.

00:09:23: Danach wer ist dein Treuhänder?

00:09:24: Wer ist deine Bank?

00:09:25: Wer isst deine Versicherung?

00:09:25: Wer sind deinen Lieferanten?

00:09:26: Das heißt du machst eine Kontaktliste mit allen relevanten Nummern und Ansprechpartnern drauf.

00:09:32: Dass der andere sieht guck mal!

00:09:33: Der war da, der war da und dem muss ich jetzt dafür kontaktieren etc.

00:09:36: Und das ist ganz wichtig.

00:09:38: Nächster Schritt super offensichtlich aber wichtig.

00:09:40: schaue nach deinen Versicherungen.

00:09:43: Schau, dass du einfach sauber versichert bist.

00:09:45: Schau das eben auch der die Information kriegt von jemand anders wenn du versicherd bist und dass es eben auch draufsteht.

00:09:50: Das ist wirklich sauber.

00:09:51: drauf steht.

00:09:52: wehen muss ich anrufen was die Versicherung etc.

00:09:54: Und das kommt auch in den Notfallmappe oder Ordner rein.

00:09:57: Ansonsten rede mit einer Familie vorher.

00:09:59: Die allermeisten Handwerksbetriebe mit denen ich arbeite sind irgendwie auch Familien geführte.

00:10:02: Dass die Frau ein bisschen drin vaterschwager Bruder wie auch immer Da ist ganz wichtig.

00:10:06: schaue dass Du die informierst im Endeffekt Einfach nur.

00:10:08: Es geht nicht um den Fall dass jetzt scheiße ist und dass wir damit rechnen.

00:10:11: aber Wenn's so ist dann ist und endlich viel Wert, dass du so was aufgebaut hast.

00:10:15: Und deswegen Frau Partner informieren.

00:10:17: Sie wissen meistens ungefähr, was du machst.

00:10:19: aber sie brauchen eben auch im Passwort Keeper

00:10:21: etc.,

00:10:22: die brauchen den Zugang zum Betriebskonto, die brauchen einen Zugang zu der Software, die müssen ein Zugang zur CM haben also zum Kundenkarteilbank

00:10:29: etc.,

00:10:29: wer ist der Treuhänder

00:10:30: etc.?

00:10:31: Das muss man alles definieren.

00:10:32: und da würde ich dir empfehlen machte eine Familie involviere deine Familie mit.

00:10:36: Wenn der nächste Mensch, der dann quasi die Nachfolge oder einfach die Stellvertritt eine Weile Zugang auf deine Kunden hat sieht welcher Auftrag ist welchem Status Dann kann er das intern durch Kommunikation mit den Mitarbeitern meistens auch lösen.

00:10:48: Sonsten kann er sich Informationen vom Lieferanten holen Der Außenwitzmitarbeiter wird auch helfen und so weiter.

00:10:52: Ich habe es früher schon erlebt Und im Regelfall ist da keiner sich zu fein nachher zu helfen.

00:10:57: Aber die Person die das übernimmt muss wissen, wen hoffe ich an?

00:11:00: Wen informiere ich wie gehe ich vor.

00:11:02: Welche Auftrag liegt wo und was jetzt offen oder was brennt.

00:11:05: Und das muss in Ordner sein.

00:11:06: Dieser Notfallordner ist eher ein kleiner Maßnahmenplan.

00:11:10: B ist eine Kontaktliste mit allen Ansprechpartnern und C ist es quasi eine Minischulung an Übersicht, was bei dir funktioniert, wie du arbeitest und wie prinzipielles System läuft.

00:11:22: Das sind ganz, ganz kleine Sachen die du jetzt machen kannst und ich auf jeden Fall empfehle.

00:11:25: Und nicht weil wir damit rechnen, nicht weil Pessimisten sind oder weil wir schwache Immunsystems haben oder Systeme haben so heißt es richtig sondern einfach nur weil manchmal ist das Schicksal ein komisches Würfelspiel was wir nicht entscheiden oder nicht bestimmen können.

00:11:39: dann ist es besser.

00:11:40: wir sind vorbereitet und brauchen uns nie als dass es passiert und wir sind nicht vorbereitet.

00:11:44: danach haben wir das Problem.

00:11:46: Das ist die eine Sache, ansonsten würde ich dir empfehlen fangen an mit deiner Firmenstruktur.

00:11:49: Wenn deine Firma sauber strukturiert ist können sie von anderen übernommen werden.

00:11:52: und ich höre es jetzt schon jahrelos, ich finde ja keine Mitarbeiter oder ich habe nur fünf Leute, scheiß egal wie groß du bis seitlich bist.

00:11:57: Kleine Dreimal-Firma wird's ohne Chef nachher nicht mehr geben außer du hast nur Serviceaufträge, die sich selber übers Büro koordinieren und disponieren funktioniert noch.

00:12:05: aber für ab fünf sechs Leuten schafft man das, dass du durch Struktur die Firma so schaffst, dass ihr auf jeden Fall einiges weitergeht weil du besser geplant hast, länger voraus geplant, transparente geplant Und zum Beispiel ein Mikro-Beispiel zum Schluss.

00:12:17: Ich habe manche Kunden, da muss jeder Arbeitsauftrag vom Chef mit dem Monteurin oder den Projektleiter besprochen werden und ohne diese Besprechung kann der Arbeit die Aufträge nicht ausgeführt werden.

00:12:25: Das ist z.B.

00:12:26: genau das beste Symptom dafür dass es krampft wenn man nicht mehr kommt.

00:12:30: Dann fangen wir mit den Schnittstellen an.

00:12:31: schau das die Mitarbeiter arbeiten können auch ohne dass man sie eins zu eins instruiert oder anweist.

00:12:35: Das würde ich dir mitgeben bei einem bisschen düsteren Thema.

00:12:39: wie gesagt Mir geht es nicht darum, dass wir das machen.

00:12:42: Ich finde auch Werbung mit Angst richtig schwach von allen Leuten die das prinzipiell machen.

00:12:45: aber ist ein Thema was ich jetzt schon eben eine Handvoll mal beim Coaching erlebt habe Was mich irgendwie auch beschäftigt, was mich mitnimmt und was mir extrem leid tut Weil alle meine Kunden, ich schätze sie alles sind alle super gute Menschen Die Herz am rechten Fleck haben Und eine sehr sehr gute Moral im Leben Und eben auch dafür einstehen, dass sich ihre Regionen bisschen besser machen.

00:13:02: Das sind Werte, die ich auf jeden Fall mitvertrete.

00:13:06: Und ich möchte jetzt mal, dass du einfach mal aufschreibst, was machst Du?

00:13:08: Mache mein Notfallordner Was bleibt liegen tatsächlich in deiner Firma, wenn du nicht mehr kommst und bereite dich ein bisschen darauf vor einfach nur im Falle des Falles lieber vorbereitet sein als nachher eben nicht.

00:13:19: Ansonsten wünsche ich dir eine wunderschöne Woche, ein wundeschönes Wochenende!

00:13:23: Und ganz ganz wichtig, nicht vergessen bleib hungrig aufs Leben und hab Spaß dabei!

00:13:27: Dein Moritz liebe Grüße.